Zatrudnianie cudzoziemców - Powiatowy Urząd Pracy w Grudziądzu

Zatrudnianie cudzoziemców

Informacje dla pracodawców planujących zatrudnić obcokrajowców. Opis możliwości zatrudnienia obcokrajowców, a także obowiązków, jakie musi dopełnić pracodawca aby takie zatrudnienie mogło mieć miejsce. W tym dziale znajduje się również informacja o pośrednictwie pracy na terenie Unii Europejskiej EURES i sposobach poszukiwania pracownika poza granicami kraju.

Zobacz »

Informacje szczegółowe urzędu

Informacje o zatrudnieniu cudzoziemców

Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi jest uproszczoną formą legalizacji zatrudnienia obywateli Armenii, Białorusi, Mołdawii i Ukrainy, wymagającą wpisu do ewidencji przed podjęciem pracy i składania wyłącznie elektronicznie przez portal praca.gov.pl. Warunkiem wpisu jest zatrudnienie na podstawie umowy z polskim podmiotem lub agencją pracy tymczasowej, charakter pracy inny niż sezonowy, brak pełnienia funkcji w zarządzie lub prokury, okres zatrudnienia nie dłuższy niż 24 miesiące oraz rozpoczęcie pracy w ciągu 6 miesięcy od złożenia oświadczenia. Procedura obejmuje założenie konta na portalu, wypełnienie formularza zawierającego dane pracodawcy i cudzoziemca oraz informacje o zatrudnieniu, dołączenie wymaganych dokumentów, wniesienie opłaty administracyjnej w wysokości 400 zł oraz podpisanie oświadczenia profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym.

Dołączane dokumenty obejmują kopie stron paszportu, odpowiednie klauzule informacyjne RODO, dokumenty pobytowe jeśli cudzoziemiec przebywa w RP oraz pełnomocnictwa w razie reprezentacji; podanie nieprawdziwych danych pociąga odpowiedzialność prawną. Dowód wpłaty powinien jednoznacznie identyfikować płatnika, tytuł oraz imię i nazwisko cudzoziemca, a uiszczona opłata nie podlega zwrotowi. Po przesłaniu system generuje potwierdzenie, a wpis do ewidencji dokonuje powiatowy urząd pracy, przy czym standardowy termin rozpatrzenia wynosi 7 dni roboczych, a w sprawach z postępowaniem wyjaśniającym nie więcej niż 30 dni, z uwzględnieniem zasad obliczania terminów na podstawie Kodeksu postępowania administracyjnego.

Starosta odmawia wpisu w przypadku karalności podmiotu lub poważnych naruszeń przepisów, gdy wynagrodzenie deklarowane jest niższe niż porównywalne lub minimalne, przy stwierdzeniu fałszywych danych, przy powtarzających się wykroczeniach, przekroczeniu rocznego limitu oświadczeń oraz gdy oświadczenie ma charakter fikcyjny lub podmiot nie prowadzi działalności ani nie posiada środków, w tym zalega z opłatami publicznoprawnymi. Nowe oświadczenie nie jest wymagane w określonych zmianach formalnych, takich jak zmiana nazwy lub siedziby pracodawcy, przejście zakładu pracy na innego pracodawcę, zwiększenie wymiaru czasu pracy do pełnego etatu czy zmiana nazwy stanowiska bez zmiany obowiązków. Podmiot powierzający pracę zobowiązany jest zawrzeć umowę zgodną z oświadczeniem, przekazać jej kopię do PUP przed rozpoczęciem pracy, zapewnić wynagrodzenie nie niższe niż minimalne oraz prowadzić i udostępniać dokumentację właściwym organom.

Obowiązek powiadomień obejmuje zgłoszenie podjęcia pracy w ciągu 7 dni od rozpoczęcia, niepodjęcia w ciągu 14 dni od dnia wskazanego jako początek pracy oraz wcześniejszego zakończenia pracy; powiadomienia składa się przez system teleinformatyczny, a w przypadku awarii najpóźniej pierwszego dnia roboczego po jej usunięciu. Niepodjęcie pracy lub jej wcześniejsze zakończenie skutkuje unieważnieniem wpisu oświadczenia z mocy prawa.

Funkcja korzysta z technologii sztucznej inteligencji (AI).

Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi - informacje

Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi stanowi uproszczoną formę legalizacji pracy cudzoziemców będących obywatelami wybranych państw, bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę, pod warunkiem spełnienia określonych przepisami wymagań.

Oświadczenie składane jest przez podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi do właściwego powiatowego urzędu pracy i musi zostać wpisane do ewidencji oświadczeń przed rozpoczęciem pracy przez cudzoziemca.

Oświadczenie składa się wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego www.praca.gov.pl

Oświadczenia złożone poza systemem pozostawia się bez rozpoznania.

Oświadczenie zostanie wpisane do rejestru jeśli spełnione są wszystkie poniższe warunki:

cudzoziemiec jest obywatelem:
- Armenii,
- Białorusi,
- Mołdawii
- Ukrainy
cudzoziemiec będzie wykonywał pracę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na podstawie umowy z polskim podmiotem powierzającym pracę cudzoziemcowi, a w przypadku kierowania tego cudzoziemca przez podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi do innego podmiotu – na podstawie umowy z agencją pracy tymczasowej;
praca nie ma charakteru sezonowego (zgodnie z obowiązującym PKD i wykazem prac sezonowych);
praca nie wiąże się z pełnieniem funkcji w zarządzie spółki (np. prezesa, komplementariusza) ani z prokurą firmy;
okres zatrudnienia nie przekracza 24 miesięcy, a rozpoczęcie pracy nastąpi nie później niż 6 miesięcy od złożenia oświadczenia;
dzień rozpoczęcia pracy wskazany w złożonym oświadczeniu o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi nastąpi nie później niż 6 miesięcy od dnia złożenia oświadczenia.

Procedura składania oświadczenia (krok po kroku)

1. Logowanie do portalu

Podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi zakłada konto na portalu www.praca.gov.pl

2. Wypełnienie formularza

W zakładce „Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi” należy wypełnić formularz, podając:

dane pracodawcy (m.in. NIP, REGON, adres, forma prawna),
dane cudzoziemca (imię i nazwisko, obywatelstwo, dokument podróży, PESEL – jeśli nadany),
informacje dotyczące zatrudnienia (rodzaj umowy, stanowisko, wymiar czasu pracy, planowana data rozpoczęcia pracy).
nazwę i adres podmiotu dokonującego wpłaty.

3. Załączenie wymaganych dokumentów

Do formularza należy dołączyć:

kopie wszystkich wypełnionych stron paszportu cudzoziemca, a w przypadku gdy cudzoziemiec nie przebywa na terytorium RP – kopie stron zawierających dane osobowe (potwierdzone za zgodność z oryginałem);
klauzulę informacyjną RODO dotyczącą pracodawcy;
klauzulę informacyjną RODO dotyczącą cudzoziemca (jeżeli przebywa na terytorium RP);
oświadczenie podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi, o którym mowa w art. 13 ust. 1 pkt 1 lit. c–g ustawy z dnia 20 marca 2025 r. – w przypadku działania przez pełnomocnika;
kopie dokumentów pobytowych (wiza, karta pobytu), jeżeli cudzoziemiec przebywa na terytorium RP.

Podanie nieprawdziwych danych lub fałszywych informacji skutkuje odpowiedzialnością prawną.

4. Wniesienie opłaty

Przed złożeniem oświadczenia należy wnieść opłatę w wysokości 400 zł na rachunek:

Powiatowy Urząd Pracy w Grudziądzu
ul. Parkowa 22, 86-300 Grudziądz

PKO Bank Polski SA
nr konta: 81 1020 1462 0000 7102 0430 6031

Dowód wpłaty powinien zawierać

nazwę podmiotu dokonującego wpłaty (pełna nazwa/imię i nazwisko oraz adres siedziby/miejsca zamieszkania pracodawcy);
tytuł wpłaty: oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi,
imię i nazwisko cudzoziemca.

Uwaga !

Opłata wniesiona w związku z oświadczeniem o powierzeniu pracy cudzoziemcowi nie podlega zwrotowi,

5. Podpisanie i wysłanie

Oświadczenie należy podpisać profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym i przesłać przez portal praca.gov.pl. System generuje elektroniczne potwierdzenie złożenia dokumentu.

6. Wpis do ewidencji

Cudzoziemiec może rozpocząć pracę wyłącznie po dokonaniu wpisu oświadczenia do ewidencji przez PUP.

Cudzoziemiec może rozpocząć pracę dopiero po dokonaniu wpisu!

Terminy załatwienia sprawy

PUP dokonuje wpisu oświadczenia do ewidencji oświadczeń lub wydaje decyzję o odmowie wpisania oświadczenia do ewidencji w terminie 7 dni roboczych,
w sprawach wymagających postępowania wyjaśniającego – nie później niż 30 dni

Zgodnie z art. 35 § 5 kpa do terminów wydania decyzji, nie wlicza się terminów przewidzianych na uzupełnienie braków formalnych, okresów zawieszenia postępowania, oraz okresów opóźnień spowodowanych z winy strony albo przyczyn niezależnych od organu.

Zgodnie z art. 57. § 1. kpa początkiem terminu określonego w dniach, jest dzień następujący po dniu wpłynięcia oświadczenia do urzędu.

Kiedy starosta odmawia wpisu do ewidencji?

Starosta wydaje decyzję odmowną w przypadku, gdy podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi był karany za przestępstwa lub poważne naruszenia przepisów dotyczących zatrudniania cudzoziemców albo określonych przepisów Kodeksu karnego.

Ponadto starosta odmawia dokonania wpisu oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń, jeżeli:

Wysokość wynagrodzenia wskazana w oświadczeniu jest niższa niż:
- wynagrodzenie przysługujące pracownikom wykonującym pracę porównywalnego rodzaju lub na porównywalnym stanowisku,
- wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę określonego na podstawie przepisów o minimalnym wynagrodzeniu za pracę;
Oświadczenie zawiera nieprawdziwe dane osobowe lub fałszywe informacje, albo polski podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi dołączył do oświadczenia dokumenty zawierające takie dane lub informacje;
Polski podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi lub osoba fizyczna działająca w jego imieniu została co najmniej dwukrotnie prawomocnie ukarana za wykroczenie, o którym mowa w art. 82 ust. 10 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzenia pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w okresie 12 miesięcy poprzedzających dzień złożenia oświadczenia w powiatowym urzędzie pracy;
W danym roku kalendarzowym został przekroczony obowiązujący limit oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi, o którym mowa w art. 65 ust. 2 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzenia pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Starosta może także odmówić wpisu do ewidencji oświadczeń, jeżeli z okoliczności wynika,
że oświadczenie jest składane dla pozoru, będzie wykorzystane przez cudzoziemca w celu innym niż praca deklarowana w oświadczeniu lub podmiot powierzający pracę nie dopełnia obowiązków związanych z prowadzeniem działalności lub powierzaniem pracy w szczególności, m.in.: nie posiada środków na pokrycie zobowiązań wynikających z powierzenia pracy, nie prowadzi działalności uzasadniającej powierzenie pracy,
zalega z odprowadzaniem składek m.in. na ubezpieczenie społeczne, zalega z uiszczeniem podatków;

Sytuacje, w których nie jest wymagane uzyskanie nowego oświadczenia

Nowe oświadczenie nie jest wymagane m.in. w przypadku:

zmiany nazwy lub siedziby pracodawcy,
przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę,
zwiększenia wymiaru czasu pracy do pełnego etatu,
zmiany nazwy stanowiska bez zmiany zakresu obowiązków.

Obowiązki pracodawcy

Podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi jest zobowiązany m.in. do:

zawarcia umowy zgodnej z oświadczeniem,
przekazania kopii umowy do PUP przed rozpoczęciem pracy,
zapewnienia wynagrodzenia nie niższego niż minimalne,
terminowego dokonywania powiadomień,
przechowywania i udostępniania dokumentów właściwym organom.

Powiadomienia

Polski podmiot, który powierzył cudzoziemcowi pracę na podstawie oświadczenia wpisanego do ewidencji oświadczeń, ma obowiązek powiadomić starostę, który dokonał wpisu, o:

podjęciu pracy przez cudzoziemca – w terminie 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy,
niepodjęciu pracy przez cudzoziemca – w terminie 14 dni od dnia wskazanego w ewidencji jako dzień rozpoczęcia pracy,
wcześniejszym zakończeniu pracy przez cudzoziemca – jeżeli praca zakończy się przed terminem określonym w oświadczeniu.

Powiadomień tych dokonuje się za pośrednictwem systemu teleinformatycznego wskazanego w art. 26 ust. 1 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia. W przypadku awarii systemu, która uniemożliwia terminowe powiadomienie, należy je złożyć najpóźniej w pierwszym dniu roboczym po usunięciu nieprawidłowości.

Powiadomienie o niepodjęciu lub wcześniejszym zakończeniu pracy skutkuje unieważnieniem wpisu oświadczenia do ewidencji z mocy prawa.