Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi - informacje
To uproszczona forma legalizacji pracy cudzoziemca z wybranych krajów, bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę, jeśli spełnione są określone warunki.
Oświadczenie musi zostać złożone przez pracodawcę do właściwego powiatowego urzędu pracy i wpisane do ewidencji, zanim cudzoziemiec rozpocznie pracę.
Oświadczenie można złożyć wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego www.praca.gov.pl. W przypadku złożenia oświadczenia poza systemem, wniosek pozostawia się bez rozpoznania.
Oświadczenie zostanie wpisane do rejestru jeśli spełnione są wszystkie poniższe warunki:
- cudzoziemiec jest obywatelem:
- Armenii,
- Białorusi,
- Gruzji,
- Mołdawii
- Ukrainy
- cudzoziemiec będzie wykonywał pracę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na podstawie umowy z polskim podmiotem powierzającym pracę cudzoziemcowi, a w przypadku kierowania tego cudzoziemca przez podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi do innego podmiotu – na podstawie umowy z agencją pracy tymczasowej;
- praca nie ma charakteru sezonowego (zgodnie z obowiązującym PKD i wykazem prac sezonowych);
- praca nie wiąże się z pełnieniem funkcji w zarządzie spółki (np. prezesa, komplementariusza) ani z prokurą firmy;
- okres zatrudnienia nie przekracza 24 miesięcy, a rozpoczęcie pracy nastąpi nie później niż 6 miesięcy od złożenia oświadczenia;
- dzień rozpoczęcia pracy wskazany w złożonym oświadczeniu o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi nastąpi nie później niż 6 miesięcy od dnia złożenia oświadczenia.
Procedura składania oświadczenia (krok po kroku)
- Zaloguj się na praca.gov.pl: Pracodawca zakłada profil (profil pracodawcy lub profil zaufany) w portalu praca.gov.pl.
- Wypełnij formularz online: W sekcji „Oświadczenie o powierzeniu pracy” wybierz odpowiedni formularz i uzupełnij dane pracodawcy (NIP, REGON, adres, forma prawna) oraz dane cudzoziemca (imię i nazwisko, obywatelstwo, dokument podróży, PESEL jeśli przyznany). Podaj też szczegóły zatrudnienia (rodzaj umowy/pracy, stanowisko, wymiar czasu) i planowaną datę rozpoczęcia pracy.
- Dołącz dokumenty: Przed wysłaniem oświadczenia załącz wymagane pliki:
- kopie wszystkich wypełnionych stron paszportu cudzoziemca, którego dotyczy wniosek, w przypadku, gdy cudzoziemiec nie przebywa na terytorium RP kopie stron cudzoziemca z danymi osobowymi (potwierdzone za zgodność z oryginałem);
- klauzulę informacyjną o przetwarzaniu danych osobowych pracodawcy;
- klauzulę informacyjną o przetwarzaniu danych osobowych cudzoziemca - w przypadku gdy cudzoziemiec przebywa na terytorium RP;
- oświadczenie podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi dotyczące okoliczności, o których mowa w art. 13 ust. 1 pkt 1 lit. c-g ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzenia pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej– w przypadku kiedy wniosek składa pełnomocnik;
- kopie dokumentów pobytowych (wiza / karta pobytu), w przypadku gdy cudzoziemiec przebywa na terytorium RP;
Upewnij się, że wszystkie dane są poprawne i czytelne – składanie fałszywych informacji grozi odpowiedzialnością karną.
- Dokonaj opłaty: Przed złożeniem oświadczenia przekaż 100 zł na wskazany rachunek PUP:
Powiatowy Urząd Pracy w Grudziądzu
ul. Parkowa 22
86-300 Grudziądz
Powszechna Kasa Oszczędności Bank Polski SA
nr konta: 81 1020 1462 0000 7102 0430 6031
Dowód wpłaty winien zawierać następujące dane:
- nazwę podmiotu dokonującego wpłaty (pełna nazwa/imię i nazwisko oraz adres siedziby/miejsca zamieszkania pracodawcy);
- przedmiot/tytuł dokonanej wpłaty (złożenie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi)
- dane cudzoziemca (podanie pełnego imienia i nazwiska cudzoziemca, dla którego składane będzie oświadczenie).
Załącz potwierdzenie płatności do formularza.
Uwaga !
Opłata wniesiona w związku z oświadczeniem o powierzeniu pracy cudzoziemcowi nie podlega zwrotowi,
- Podpisz i wyślij oświadczenie Złóż oświadczenie przez portal praca.gov.pl (profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym)
Po zatwierdzeniu system wygeneruje elektroniczne potwierdzenie złożenia.
- Czekaj na wpis oświadczenia do ewidencji przez PUP
Terminy załatwienia sprawy
Terminy załatwienia sprawy
- PUP dokonuje wpisu oświadczenia do ewidencji oświadczeń lub wydaje decyzję o odmowie wpisania oświadczenia do ewidencji w terminie 7 dni roboczych,
- w sprawach wymagających postępowania wyjaśniającego – nie później niż 30 dni
Zgodnie z art. 35 § 5 kpa do terminów wydania decyzji, nie wlicza się terminów przewidzianych na uzupełnienie braków formalnych, okresów zawieszenia postępowania, oraz okresów opóźnień spowodowanych z winy strony albo przyczyn niezależnych od organu.
Zgodnie z art. 57. § 1. kpa początkiem terminu określonego w dniach, jest dzień następujący po dniu wpłynięcia oświadczenia do urzędu.
Kiedy starosta odmawia wpisu do ewidencji?
Starosta wydaje decyzję odmowną w przypadku, gdy podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi był karany za przestępstwa lub poważne naruszenia przepisów dotyczących zatrudniania cudzoziemców albo określonych przepisów Kodeksu karnego.
Ponadto starosta odmawia dokonania wpisu oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń, jeżeli:
- Wysokość wynagrodzenia wskazana w oświadczeniu jest niższa niż:
- wynagrodzenie przysługujące pracownikom wykonującym pracę porównywalnego rodzaju lub na porównywalnym stanowisku,
- wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę określonego na podstawie przepisów o minimalnym wynagrodzeniu za pracę;
- Oświadczenie zawiera nieprawdziwe dane osobowe lub fałszywe informacje, albo polski podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi dołączył do oświadczenia dokumenty zawierające takie dane lub informacje;
- Polski podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi lub osoba fizyczna działająca w jego imieniu została co najmniej dwukrotnie prawomocnie ukarana za wykroczenie, o którym mowa w art. 82 ust. 10 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzenia pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w okresie 12 miesięcy poprzedzających dzień złożenia oświadczenia w powiatowym urzędzie pracy;
- W danym roku kalendarzowym został przekroczony obowiązujący limit oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi, o którym mowa w art. 65 ust. 2 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzenia pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
Starosta może także odmówić wpisu do ewidencji oświadczeń, jeżeli z okoliczności wynika,
że oświadczenie jest składane dla pozoru, będzie wykorzystane przez cudzoziemca w celu innym niż praca deklarowana w oświadczeniu lub podmiot powierzający pracę nie dopełnia obowiązków związanych z prowadzeniem działalności lub powierzaniem pracy w szczególności, m.in.: nie posiada środków na pokrycie zobowiązań wynikających z powierzenia pracy, nie prowadzi działalności uzasadniającej powierzenie pracy,
zalega z odprowadzaniem składek m.in. na ubezpieczenie społeczne, zalega z uiszczeniem podatków;
Sytuacje, w których nie jest wymagane uzyskanie nowego oświadczenia
- zmiana siedziby lub miejsca stałego pobytu, nazwy lub formy prawnej podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi;
- przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę;
- zwiększenie wymiaru czasu pracy lub liczby godzin pracy w tygodniu lub miesiącu określonych w oświadczeniu o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi nie więcej niż do pełnego wymiaru czasu pracy;
- zmiana nazwy stanowiska pracy bez zmiany zakresu obowiązków cudzoziemca.
Obowiązki pracodawcy
Polski podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi, którego oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi zostało wpisane do ewidencji:
1) uwzględnia w umowie z cudzoziemcem warunki określone w oświadczeniu lub zmianę warunków, która nie wymaga nowego oświadczenia;
2) przekazuje organowi, który wpisał oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń, kopię umowy z cudzoziemcem w języku polski, za pomocą systemu teleinformatycznego, o którym mowa w art. 26 ust. 1 pkt 7 lit. b ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia, przed powierzeniem pracy cudzoziemcowi;
3) dostosowuje wysokość wynagrodzenia cudzoziemca do kwoty nie niższej niż aktualna wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę lub kwota określona według minimalnej stawki godzinowej, o których mowa w przepisach o minimalnym wynagrodzeniu za pracę;
4) podwyższa wynagrodzenie cudzoziemca proporcjonalnie do zwiększenia wymiaru czasu pracy cudzoziemca zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy lub liczby godzin, w których cudzoziemiec wykonuje pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej;
5) przekazuje cudzoziemcowi oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi wpisane do ewidencji oświadczeń;
6) zachowuje należytą staranność w postępowaniu w sprawie wpisu oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń;
7) udostępnia staroście, wojewodzie, jednostce organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, konsulowi, ministrowi właściwemu do spraw zagranicznych, organowi Państwowej Inspekcji Pracy, Krajowej Administracji Skarbowej, Straży Granicznej lub Policji, na ich wniosek, dokumenty potwierdzające wypełnienie obowiązków określonych w pkt 1, 3 i 4, sporządzone w języku polskim lub przetłumaczone na język polski;
8) na wniosek pracodawcy użytkownika przekazuje mu kopię oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi dotyczącego pracownika tymczasowego.
Powiadomienia
Polski podmiot, który powierzył cudzoziemcowi pracę na podstawie oświadczenia wpisanego do ewidencji oświadczeń, ma obowiązek powiadomić starostę, który dokonał wpisu, o:
- podjęciu pracy przez cudzoziemca – w terminie 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy,
- niepodjęciu pracy przez cudzoziemca – w terminie 14 dni od dnia wskazanego w ewidencji jako dzień rozpoczęcia pracy,
- wcześniejszym zakończeniu pracy przez cudzoziemca – jeżeli praca zakończy się przed terminem określonym w oświadczeniu.
Powiadomień tych dokonuje się za pośrednictwem systemu teleinformatycznego wskazanego w art. 26 ust. 1 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia. W przypadku awarii systemu, która uniemożliwia terminowe powiadomienie, należy je złożyć najpóźniej w pierwszym dniu roboczym po usunięciu nieprawidłowości.